Para qué sirve
El artículo 771-2 del Estatuto Tributario exige factura o documento equivalente para aceptar costos, deducciones e impuestos descontables. Cuando el vendedor no está obligado a facturar, ese papel lo cumple el documento soporte en adquisiciones efectuadas a no obligados a facturar, que regula el artículo 1.6.1.4.12 del Decreto 1625 de 2016. Sin él, el gasto queda sin soporte en la declaración de renta.
A quién se le hace
A los sujetos no obligados a expedir factura del artículo 1.6.1.4.3 del Decreto 1625 de 2016. Los más comunes en la práctica son:
- Las personas naturales no responsables de IVA que cumplen todas las condiciones de los parágrafos 3 y 5 del artículo 437 del Estatuto Tributario, entre ellas ingresos brutos del año anterior y del año en curso inferiores a 3.500 UVT ($183.309.000 en 2026).
- Las personas naturales que solo venden bienes excluidos o prestan servicios no gravados, con ingresos inferiores a 3.500 UVT.
- Los prestadores de servicios desde el exterior sin residencia fiscal en Colombia.
Si el proveedor sí está obligado a facturar, por ejemplo porque es responsable de IVA o está en el Régimen Simple, no se hace documento soporte: hay que pedirle la factura electrónica.
Quién lo genera y cómo
Lo genera el comprador. Si es facturador electrónico y contribuyente de renta o responsable de IVA, debe generarlo en forma electrónica y transmitirlo a la DIAN para validación, con numeración autorizada por la DIAN (artículo 3 de la Resolución 000167 de 2021). Quien no es facturador electrónico lo puede generar en físico con los mismos requisitos.
- Denominación expresa: «documento soporte en adquisiciones efectuadas a no obligados a facturar».
- Fecha de la operación y fecha de generación.
- Nombre o razón social y NIT del vendedor y del comprador.
- Numeración consecutiva autorizada por la DIAN.
- Descripción específica del bien o servicio.
- Valor total de la operación, con el IVA discriminado si lo hay.
Plazos
La Resolución 000167 de 2021 da dos opciones al comprador (artículos 2 y 10):
| Forma | Plazo |
|---|---|
| Un documento por cada operación | En el momento en que se realiza la operación |
| Un documento semanal por proveedor, con las operaciones de la semana | A más tardar el último día hábil de esa semana |
Las columnas 1 a 0 son el último dígito del NIT, sin el dígito de verificación.
La opción semanal sirve para proveedores frecuentes, como un mensajero o un jornalero al que se le paga varias veces por semana: un solo documento con todas las operaciones de la semana con esa persona. No se pueden mezclar proveedores en un mismo documento.
Las retenciones siguen aplicando
El documento soporte no cambia las retenciones. Si la compra alcanza la base, se practica la Retefuente según el concepto y la condición del proveedor (declarante o no declarante, según la casilla 53 de su RUT), y el ReteICA si el municipio lo exige. Con los no residentes, además, el IVA descontable solo procede si se practicó el ReteIVA del 100 %.
Errores frecuentes
- Pedirle al proveedor que haga el documento soporte: lo genera el comprador.
- Hacer documento soporte a un proveedor que sí está obligado a facturar, en vez de exigirle la factura electrónica.
- Generarlo a fin de mes con todas las compras: el plazo es la operación o, como máximo, el último día hábil de la semana.
- Dejar de practicar la Retefuente porque «es una cuenta de cobro».
- Corregirlo editando el documento: los ajustes se hacen con una nota de ajuste al documento soporte.
Cómo lo hace AIContador
El agente de cuentas de cobro lee la cuenta de cobro y el RUT de la persona natural, crea o completa el tercero en Siigo, aplica la Retefuente y el ReteICA que correspondan según el RUT y el municipio, y crea en Siigo el documento soporte, que Siigo transmite a la DIAN. Genera un documento por cada cuenta de cobro.
Preguntas frecuentes
- ¿El documento soporte lo hace el proveedor o el comprador?
- El comprador. El proveedor no está obligado a facturar, y por eso es quien compra el que soporta la operación.
- ¿Una cuenta de cobro reemplaza el documento soporte?
- No. La cuenta de cobro es el cobro de la persona natural; el soporte del costo ante la DIAN es el documento soporte que genera el comprador.
- ¿Puedo hacer un solo documento soporte al mes por proveedor?
- No. La opción acumulada es semanal: un documento por proveedor con las operaciones de la semana, a más tardar el último día hábil de esa semana.
- ¿A un proveedor del Régimen Simple se le hace documento soporte?
- No. Los contribuyentes del Régimen Simple están obligados a facturar: hay que pedirles la factura electrónica.
Fuente: Decreto 1625 de 2016, artículos 1.6.1.4.3 y 1.6.1.4.12: no obligados a facturar y documento soporte (normograma de la DIAN) · DIAN: Resolución 000167 de 2021, documento soporte electrónico y plazos de transmisión · Estatuto Tributario, artículos 437 y 771-2 (normograma de la DIAN) · DIAN: Resolución 000238 de 2025, valor de la UVT 2026