Por qué el XML y no el PDF
La factura electrónica válida ante la DIAN es el archivo XML. Ahí están, en datos estructurados, el emisor, los ítems, los impuestos y el CUFE (el código único de la factura, en la etiqueta cbc:UUID). El PDF es solo la representación gráfica: sirve para leerla, pero no para contabilizar con certeza ni para validar que la factura es la que la DIAN tiene registrada.
Opción 1: desde el portal de la DIAN
- Entra a catalogo-vpfe.dian.gov.co con el usuario de la empresa. La DIAN envía al correo registrado en el RUT el enlace o token para ingresar.
- Ve a «Histórico» → «Descarga de listados».
- Filtra por el NIT receptor (la empresa), elige el rango de fechas y marca «Recibidos».
- Toca «Exportar Excel». Te llega un listado con los datos de cada factura y su CUFE, pero sin los XML.
- Para el XML, abre cada documento desde la consulta de documentos y descárgalo. Es uno por uno.
Funciona bien para unas pocas facturas. Para cientos al mes, descargar una por una se vuelve horas de trabajo repetitivo, y es fácil que se quede alguna por fuera.
Opción 2: descarga masiva con el certificado de la empresa
El agente Descarga XML DIAN de AIContador parte del mismo Excel que exportas de la DIAN y trae los XML oficiales de todas las facturas, con el certificado digital de la empresa. Es gratis: la descarga no consume créditos.
- Registras una sola vez el certificado digital de la empresa (.p12 o .pfx) y su clave.
- Subes el Excel que exportaste de la DIAN con el rango de fechas.
- El agente detecta los CUFE y consulta la DIAN desde nuestro servidor: aguanta miles de facturas.
- Recibes cada XML con su PDF, generado a partir del XML, en la carpeta que elijas o en un ZIP, con el detalle de qué trajo y qué no.
Con los XML descargados, el agente de facturas de compra de AIContador puede leerlos, proponer la cuenta del PUC y las retenciones, e integrarlos en Siigo.
Preguntas frecuentes
- ¿Qué es el CUFE?
- El Código Único de Factura Electrónica. Identifica cada factura ante la DIAN. Está en el PDF (marcado como CUFE), en el código QR y en el XML, en la etiqueta cbc:UUID.
- ¿El Excel de la DIAN trae los XML?
- No. El Excel de «Descarga de listados» trae los datos y el CUFE de cada factura. Los XML se descargan aparte: uno por uno en el portal, o todos con una descarga masiva.
- ¿Cuánto cuesta la descarga masiva en AIContador?
- Nada. La descarga de XML de la DIAN no consume créditos, sin importar cuántas facturas traigas.
- ¿Para la descarga masiva necesito el certificado digital?
- Sí: el archivo .p12 o .pfx de la empresa y su clave. Normalmente lo tiene el representante legal, contabilidad o el proveedor que emitió la firma digital.
- ¿El PDF que entrega la descarga es el oficial?
- La DIAN entrega el XML. El PDF se genera a partir de ese XML para que tengas los dos archivos juntos; el que vale es el XML.
Fuente: DIAN: Guía de ingreso a la solución de facturación electrónica (PDF)